Guide
Organiser son planning d'interventions avec des prompts
Prompts pour bâtir la semaine d'un artisan : interventions regroupées par secteur, place pour les urgences, clients prévenus d'un retard.
Mis à jour le
Le planning d'un artisan se défait dès le mardi : une urgence, un client absent, une livraison en retard. Un assistant d'IA ne connaît ni la route ni votre équipe, mais il est très bon pour une chose : remettre en ordre une liste de tâches selon des règles que vous lui donnez. Les prompts ci-dessous bâtissent la semaine, la réorganisent quand tout bouge, et rédigent les messages aux clients qui en découlent.
Le résultat est à reporter dans votre agenda habituel.
Préparer la semaine
Tu es l'assistant d'un artisan [métier] qui travaille [seul / avec x compagnons]. Construis le planning de la semaine du [JJ/MM] au [JJ/MM] à partir de mes données uniquement.
Interventions à placer (une par ligne : référence ; secteur ; durée estimée ; contrainte client ; matériel ou pièce attendue) :
[INT-01 ; Nord ; 2 h ; client dispo le matin seulement ; aucune]
[INT-02 ; Centre ; 1 j ; à partir de mercredi ; pièce livrée mardi]
[…]
Mes règles :
- journée de [heure] à [heure], pause de [durée] ;
- temps de trajet que j'estime : même secteur [x] min, secteur voisin [y] min, secteur éloigné [z] min ;
- garder [un créneau de 2 h chaque après-midi] libre pour les urgences ;
- une intervention dont la pièce n'est pas livrée ne peut pas être placée avant sa livraison.
Format : un tableau par jour (heure de début, heure de fin, référence, secteur), puis la liste des interventions que tu n'as pas pu placer, avec la raison.
N'invente aucune durée ni aucun trajet. Si deux règles se contredisent, dis-le au lieu de trancher.
À vérifier dans la réponse :
- Chaque intervention apparaît une seule fois, et la somme des durées d'une journée tient dans vos horaires, trajets compris.
- Les contraintes client (matin seulement, à partir de mercredi) sont respectées. Un assistant peut en oublier une sur une liste longue : relisez-les une par une.
- Le créneau d'urgence est bien libre chaque jour.
Réorganiser quand une urgence arrive
Voici mon planning de la journée : [coller le tableau du jour].
Urgence à placer : [nature, ex. fuite chez un client sous contrat], secteur [secteur], durée estimée [durée], à faire avant [heure].
Propose deux réorganisations possibles : pour chacune, ce qui est déplacé, à quel moment, et quel client doit être prévenu.
Ne supprime aucune intervention : déplace-les.
Pour une urgence chez un particulier en soirée ou le week-end, rappelez-vous que la fiche Service Public sur le dépannage à domicile demande que les majorations (nuit, week-end, jours fériés) soient précisées dans les tarifs affichés. Si votre réorganisation fait basculer une intervention sur un créneau majoré, prévenez le client avant.
Prévenir les clients d'un changement
À partir de cette réorganisation : [coller], rédige un SMS pour chaque client dont le rendez-vous change.
Chaque SMS : l'ancien créneau, le nouveau, la raison en quelques mots (« une intervention urgente »), et une demande de confirmation.
300 caractères au plus par SMS, vouvoiement, une excuse simple, signature [prénom, entreprise].
Utilise uniquement les références d'intervention, je compléterai les noms.
Préparer la semaine suivante dès le vendredi
Voici ce qui n'a pas été fait cette semaine : [liste], et les nouvelles demandes reçues : [liste avec secteur, durée, contrainte].
Classe l'ensemble en trois groupes : à placer en priorité lundi et mardi, à placer dans la semaine, à confirmer avec le client avant de planifier.
Pour le troisième groupe, rédige la question à poser à chaque client en une phrase.
Les informations à donner, et pourquoi
| Donnée | Pourquoi l'assistant en a besoin |
|---|---|
| Durée estimée de chaque intervention | Sans elle, il en inventera une |
| Secteur ou commune | Pour regrouper et limiter les trajets |
| Vos propres temps de trajet | Il ne les connaît pas de façon fiable |
| Contraintes client | Pour ne pas placer un rendez-vous impossible |
| Livraisons attendues | Pour ne pas planifier une pose sans la pièce |
| Créneau d'urgence | Pour que le planning tienne jusqu'au vendredi |
Ce que le planning n'a pas besoin de contenir
Un planning d'artisan est une liste d'adresses, de noms et d'horaires de présence : exactement le genre d'informations dont la CNIL recommande de limiter la saisie dans une IA générative, en vérifiant au passage si le service réutilise les conversations pour l'entraînement. Pour organiser la semaine, une référence d'intervention et un secteur suffisent ; les noms, adresses et codes d'accès restent dans votre agenda.
Les absences des clients font aussi dérailler les journées : la page client absent au rendez-vous propose un SMS de confirmation la veille.
Questions fréquentes
L'assistant peut-il calculer les temps de trajet ?
Selon votre assistant et vos réglages, il peut ne pas avoir accès à un service de cartographie, et il peut inventer des durées. Donnez-lui vos propres estimations de trajet entre secteurs.
Faut-il donner les adresses exactes des clients ?
Non. Un secteur ou une commune suffit pour regrouper les interventions. Les adresses restent dans votre agenda.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :