La fiche d'intervention remplace-t-elle la facture ?

Non. Pour un dépannage chez un particulier, Service Public indique que la facture est obligatoire dès 25 € TTC et doit être remise avant le paiement. La fiche décrit ce qui a été fait ; la facture en est la suite.

Faut-il faire signer la fiche par le client ?

Ce n'est pas une mention imposée par les pages officielles lues, mais une fiche signée sur place est la meilleure trace de ce qui a été constaté et fait. Les choix sur les pièces remplacées, eux, doivent être écrits et signés.

Fiche d'intervention : modèle et prompts pour la remplir

Une fiche d'intervention décrit, en une page, ce que vous avez trouvé, ce que vous avez fait, avec quelles pièces, en combien de temps, et ce que le client en dit. Remplie sur place, elle évite les « vous n'avez rien changé » trois semaines plus tard. L'assistant d'IA sert à la mettre au propre en deux minutes à partir de vos notes ou d'une dictée faite dans le camion.

Le modèle de fiche

Rubrique	Contenu
Références	N° de fiche, date, heure d'arrivée, heure de départ, intervenant
Client et lieu	[CLIENT], [ADRESSE], accès particulier (étage, cave, compteur)
Demande	Ce que le client a signalé, avec ses mots
Constat	Ce que vous avez observé, mesuré, testé
Travaux réalisés	Ce qui a été fait, dans l'ordre
Pièces et fournitures	Désignation, référence, quantité
Pièces remplacées	Rendues au client ou reprises, avec son choix écrit
Conseils donnés	Ce que vous avez recommandé, y compris ce que le client a refusé
Suite à prévoir	Travaux complémentaires proposés, devis à envoyer
Observations du client	Ses remarques ou réserves, écrites par lui ou dictées
Signatures	Intervenant et client

La ligne « pièces remplacées » n'est pas un détail : la fiche Service Public sur les devis de travaux (vérifiée le 16/10/2026) indique qu'avant les travaux, l'entreprise doit demander au client s'il souhaite récupérer les pièces remplacées, et que ce choix est écrit et signé, précédé de la mention « Lu et approuvé ». La fiche sur le dépannage à domicile ajoute qu'à défaut, le professionnel fait signer une décharge.

Le prompt pour mettre au propre une dictée

Tu es l'assistant administratif d'un artisan [métier : plombier, électricien, chauffagiste, serrurier…]. Je te donne la dictée brute de mon intervention. Remplis la fiche d'intervention ci-dessous à partir de cette dictée uniquement.

Dictée : [coller la transcription, sans nom ni adresse du client]

Fiche à remplir (garde ces rubriques dans cet ordre) :
Références / Demande / Constat / Travaux réalisés / Pièces et fournitures / Pièces remplacées / Conseils donnés / Suite à prévoir / Observations du client.

Règles :
- Écris des phrases courtes et factuelles, au passé composé.
- Reprends exactement les références de pièces, les mesures et les heures que je dicte. Si une référence ou une mesure est incomplète, écris [À VÉRIFIER].
- Si une rubrique n'est pas couverte par la dictée, écris « Non renseigné » ; n'invente rien.
- Dans « Conseils donnés », sépare ce que le client a accepté et ce qu'il a refusé.
À la fin, liste les informations qui manquent pour que la fiche soit complète.

À vérifier dans la réponse :

Les références de pièces, une par une. La dictée vocale déforme souvent les chiffres et les lettres des références.
Les heures d'arrivée et de départ : elles serviront à la facture si vous facturez au temps.
Le « Constat » ne doit pas contenir de diagnostic que vous n'avez pas posé. Un assistant a tendance à ajouter une cause probable (« usure due au calcaire ») : supprimez-la si vous ne l'avez pas vérifiée.

Le prompt pour un refus de travaux

Quand le client refuse une réparation que vous recommandez, gardez-en une trace claire.

Pendant mon intervention, j'ai recommandé au client : [travaux recommandés], parce que [raison constatée, en une phrase].
Le client a refusé [ou : préfère attendre].
Rédige la mention à ajouter dans la rubrique « Conseils donnés » de ma fiche : trois phrases au plus, factuelles, sans dramatiser ni accuser, avec une ligne « Le client reconnaît avoir été informé » à faire signer.

Le prompt pour le message après l'intervention

À partir de cette fiche d'intervention : [coller la fiche], rédige un message de 90 mots au plus au client.
Il résume ce qui a été fait, rappelle les conseils donnés, et annonce la suite (devis à venir, facture jointe, nouvelle visite).
Ton cordial, vouvoiement, aucun terme technique sans explication entre parenthèses.

Ce que la fiche ne doit pas contenir

Une dictée prise sur place attrape tout : le prénom des enfants, un code d'alarme, une remarque sur le voisin. Rien de cela ne sert à la fiche. La CNIL invite les utilisateurs d'IA générative à éviter d'y saisir des données personnelles et des informations confidentielles, surtout sur un service grand public, et à vérifier dans les paramètres si les conversations servent à entraîner le modèle. Coupez ces passages avant de coller la dictée, et reportez le nom et l'adresse vous-même dans la version finale.

La facture qui suit l'intervention est obligatoire pour un dépannage chez un particulier dès 25 € TTC, selon Service Public. Si l'intervention appelle des travaux plus importants, préparez le devis avec la page devis de dépannage.